漂。知識 分享每本書的3個insight

【看完此書後的To Do List】

1. 將「減法工作哲學」keep in mind，用更簡潔明快的工作方式
2. 養成郵件的5個處理原則：回信、轉發、延後、刪除、整合
3. 善用聽寫輸入

【此書的3大重點】

1. 聽寫輸入的功能很強大，試過才知道！
2. 郵件的5個處理原則：回信、轉發、延後、刪除、整合
3. 精簡準確的郵件：信件333=標題3（公司名稱+對方名字+來意）+內文3（我是誰+目的+條列重點）+補充資料3（建議不超過3個補充資料）

－郵件篇

• 不要做無謂的郵件分類，善用搜尋關鍵字就能找到郵件，關鍵字如寄信者的信箱、專案名字
• 外掛：Google Inbox可以自動摘要與整理行程郵件
• 利用封存，讓收件夾裡只有接下來的重要任務
• 建立郵件範本（罐頭訊息），讓制式郵件輕鬆複製，快速又不出錯
• 彩色標籤：特別顏色標明重要VIP或老闆的郵件
• 一封精簡準確的郵件，對方可以確實執行或回覆我的需求
  • 標題：提到對方的名字+寫上自己公司名稱+說明來意，ex [鉅亨網] 邀請柯文哲市長分享治理哲學
  • 內文：來信者是誰+最終目的是什麼+這件事情的人事時地物清楚說明
  • 條列重點
  • 次要的補充資料放最後
• 讓Gmail像Outlookf一樣不需換頁就查看郵件內文
• 利用合併列印，建立好資料表格，不同郵件可同時寄出
• 每次打開信箱的處理原則－提升效率的5個心法
  • 回信：幾分鐘內可以處理完成的任務
  • 轉發：交給別人做
  • 延後：無法當下進行的任務，立刻排進待辦清單
  • 刪除：不需處理的直接刪除
  • 整合：重要的工作內容，立刻轉入自己的工作資料庫，如evernote或Onenote

－時間篇

• 用Google日曆，將行程和任務分開
• 用顏色區別日曆上的重要時間，如用專案分

－專案篇

• 幫重要檔案加上重要標記，如打星號、上色
• 善用近期檔案與活動通知，讓取用檔案突破資料夾限制
  
• 用ProjectSheet，畫甘特圖

－溝通篇

• 善用註解：線上文件當做工作即時通
• 設定權限：嚴謹控制對方編輯權限，更不怕別人亂改文件
• 協作編輯：用Google文件直接提供給對方編輯，免Google帳號
• 建議操作：節省校對改稿的時間
• 保護儲存格：限制試算表的編輯範圍，降低出錯機率
• 用Google日曆直接共用行程與進度

－文書篇

• 免費用：Google內建就有高品質的免費圖庫
• 省時間：善用聽寫輸入
• 用Google文件的合併列印一次客製化大量名牌標籤
• 利用Google翻譯app可以快速複製紙上文字

－整理篇

• 直接搜尋，用秒速對焦資料
• 利用Google快訊功能自動收集資料
• Gmail可以把所有帳號的郵件統整在一起

－辦公室篇

• 直接搜尋，用秒速對焦資料
• 利用Google快訊功能自動收集資料
• Gmail可以把所有帳號的郵件統整在一起

－其他

• 利用Google我的地圖做數位旅行計畫
  • 建立多日行程的圖層
  • 自定地點名稱
  • 地標旁邊顯示名稱或者說明標籤